CIRS Berlin ÄZQ Aktionsbündnis Patientensicherheit Deuschte Krankenhaus Gesellschaft Deutscher Pflegerat e.V.

Fälle des Monats

Fall des Monats "Februar 2016": Patienten ohne bekannte personenbezogene Daten im Krankenhausinformationssystem anlegen

  • Titel: Patienten ohne bekannte personenbezogene Daten im Krankenhausinformationssystem anlegen
  • Fall-Nr: 131792
  • Zuständiges Fachgebiet: Allgemeinmedizin
  • Altersgruppe des Patienten: 61-70
  • Geschlecht des Patienten: weiblich
  • Wo ist das Ereignis passiert?: Krankenhaus
  • Welche Versorgungsart: Notfall
  • In welchem Kontext fand das Ereignis statt?: Organisation (Schnittstellen / Kommunikation)
  • Was ist passiert?: Pat. kommt bewusstlos und ohne Dokumente in die Klinik. Keiner weiß wie die Patientin ohne Daten in dem Krankenhausinformationssystem (KIS) angelegt werden muss. Aufgrund der fehlenden Daten im KIS verzögerte sich die Notfallversorgung (Labor, Röntgen, OP etc.). Erst mit erheblicher Zeitverzögerung wurde ein Datensatz im KIS angelegt.
  • Was war das Ergebnis?: Verzögerung in der Notfallversorgung; zahlreiche Telefonate.
  • Wo sehen Sie Gründe für dieses Ereignis?: Fehlende Prozessbeschreibung für solche Situationen; fehlende Schulung der Mitarbeiter der Information ausserhalb der Regelarbeitszeiten der Patientenaufnahme
  • Kam der Patient zu Schaden?: nein
  • Welche Faktoren trugen zu dem Ereignis bei?:
    • Kommunikation (im Team, mit Patienten, mit anderen Ärzten etc.)
    • Ausbildung und Training
    • Organisation (zu wenig Personal, Standards, Arbeitsbelastung, Abläufe etc.)
  • Wie häufig tritt dieses Ereignis ungefähr auf?: jährlich
  • Wer berichtet?: Arzt/Ärztin, Psychotherapeut/in

 

Fachkommentar der Steuergruppe KH-CIRS-Netz Deutschland:

Autor(-in): ÄZQ in Vertretung der Steuergruppe des KH-CIRS-Netz D

Bei einer Aufnahme eines Patienten in ein Krankenhaus, sollte eine Patientenaufnahme in das bestehende Krankenhausinformationssystem erfolgen, um eine Patientenakte anlegen zu können. Hierbei sollte auf die korrekte Patientenidentifikation und die zugehörigen Stammdaten geachtet werden. Dies kann z. B. unter Vorlage des Personalausweises oder der Gesundheitskarte des Patienten erfolgen. Schwierigkeiten entstehen, wenn keine Patientenidentifikation möglich ist.

Ist eine Patientenidentifikation, wie im oben beschriebenen Fall, z. B. durch Bewusstlosigkeit oder fehlende Ausweispapiere nicht möglich, sollte eine Lösung gefunden werden, um eine zeitnahe Patientenaufnahme ins System zu gewährleisten und z. B. eine erforderliche Notfallversorgung durchzuführen. In einem solchen Fall sollte es durch das Anlegen einer Fallnummer oder eines Pseudonyms möglich sein, eine vorläufige Patientenaufnahme durchzuführen und zu einem späteren Zeitpunkt, bei Vorliegen der Patientenidentität, die Angaben zu ergänzen.

Eine Notfallbehandlung sollte sich nicht durch das erschwerte Anlegen eines Datensatzes im Krankenhausinformationssystem verzögern. Um dem vorzubeugen, ist es empfehlenswert die Mitarbeiter in der Patientenaufnahme / Notaufnahme für ein solches Falleintreten zu schulen. Wenn bisher dazu keine eindeutige Regelung vorhanden ist, könnte dieser Fall als Anlass genommen werden, die bestehenden Arbeitsabläufe zu prüfen und zu optimieren. Es sollten klare Richtlinien definiert werden, wie in einem Fall zu verfahren ist, wenn ein Patient ohne Identifikation aufgenommen werden muss.

Jedes Krankenhaus sollte für einen solchen Fall einen Standard entwickeln, um Patienten ohne Identifikation in krankenhausinterne Systeme aufnehmen zu können. Wichtig ist hierbei eine Verfahrensanweisung für das Vorgehen bei der Aufnahme von Patienten ohne personenbezogene Daten zu schaffen und festzulegen. Es sollte gemeinsam mit den zuständigen Mitarbeitern für das Krankenhausinformationssystem ein standardisiertes Vorgehen erabeitet werden. Dieses Verfahren sollte den Mitarbeitern zugänglich und bekannt gegeben werden, ggf. durch Schulungen für die betreffenden Mitarbeiter.

Beim Vorliegen der Identifikation sollten die Daten verknüpft und zusammengeführt werden, z. B. durch Schaffung bzw. Aufbau einer Schnittstelle. Diese Verknüpfung ist notwendig, um bereits erhobene und noch ausstehende Daten und Befunde dem richtigen Patienten zuzuordnen. Ggf. müssen mit dem technischen Support des Krankenhauses Lösungsstrategien gesucht bzw. entwickelt werden.